Что успеть до отпуска

Эта статья будет полезна всем, кто использует автоматизированные HR-системы, такие как Hurma. Система позволяет экономить время HR-специалиста на 43% на рутинных задачах и освобождает время для отпуска. Даже на пляже вы будете в курсе всех дел, с помощью нашего нового бота AI Partners, который присылает уведомления на ваш смартфон. Но сейчас не об этом 🙂

Скоро время отпусков, ведь по опросам портала HeadHunter – 72% работников планируют отпуск именно летом. Встает вопрос о том, как успеть решить рабочие задачи до него. Многие сотрудники должны быть доступны для решения рабочих вопросов 24/7. Это может негативно сказаться не только на продуктивности, но и на уровне стресса. Отпуск следует планировать так, чтобы максимально отдохнуть, переключиться и не думать в это время о работе.

В этой статье мы расскажем о том, как спланировать свой отпуск и что сделать до него, чтобы спокойно отдыхать и вернуться с минимальным стрессом.

За несколько месяцев

В первую очередь, за месяц или даже больше необходимо согласовать отпуск с отделом кадров и руководством. Стоит вместе с руководителем поговорить о предстоящих задачах и вариантах работы. Возможно, вам придется работать несколько выходных, чтобы выполнить работу за будущие недели, а может кто-то сможет заменить вас и достаточно будет ввести его в курс дел.

За месяц

За месяц или даже несколько месяцев до отпуска начните планировать свои дела таким образом, чтобы решать больше задач и в то же время не перерабатывать. Лучший вариант – быть как можно более организованным и выполнять каждый день на одно-два дела больше. Это позволит равномерно распределить нагрузку.

Первый конкретный шаг – это постановка реалистичных сроков для всех задач, будь то статьи, проекты, встречи и т.д. Разделите все задачи на три группы:

• Сделать заранее до отпуска
• Отложить и сделать после возвращения
• Делегировать специалистам своей команды

Конечно, распределить таким образом нагрузку не очень просто. Для какой-то должности это может быть немного менее проблемно, но для тех от кого зависят другие члены команды – важно уделить планированию и делегированию большое значение.

После того, как вы оцените сколько времени и чья помощь вам понадобится, заранее попросите коллег о помощи, объяснив ситуацию. Не стоит ставить их перед фактом – выберите наиболее честный и деликатный способ. 

За 3 недели

За 2-3 недели до отпуска стоит увеличить количество встреч с менеджером или тимлидом, чтобы корректировать план и при необходимости менять приоритеты задач. Особенно это актуально, если часть работы зависит от других людей и их всех нужно организовать.

Если у вас есть масштабные проекты, которые вы можете перенести на несколько недель и закончить после отпуска – именно так и сделайте. Вместо того чтобы поспешно закончить и рискнуть качеством, лучше поставьте их в первоочередные задачи после возвращения. К тому же так, вы не будете перегружать коллег тем, чем можете заняться сами.

Постарайтесь оптимизировать командную работу таким образом, чтобы ваши коллеги не беспокоились о том, что вы уезжаете, бросая все дела на них. Позаботьтесь о том, чтобы предоставить доступ к файлам и документам, которые могут понадобиться в ваше отсутствие.

Если вы не можете полностью отключиться от работы — установите понятные ожидания и временные рамки. Сколько времени вы готовы потратить на проверку рабочей почты? Или вообще не готовы? А в экстренных случаях? Уведомите коллег, в каких ситуациях вам уместно звонить, а с какими лучше просто подождать до возвращения.

Последний день

В последний день перед отпуском еще раз напомните руководству и команде, что вы уходите в отпуск и когда вернетесь.

Помимо этого, следует проверить не осталось ли нерешенных вопросов по вашим задачам. Обязательно сделайте чек-лист для возвращения, в котором укажите главные и даже второстепенные задачи, которые вам придется выполнить в первые дни возвращения на работу.  Это поможет, во-первых, быть более спокойным и не переживать, что о чем-то забыли, а, во-вторых, быть более эффективным уже в первый день.

Также стоит позаботиться о своем рабочем месте: уберите все бумаги, помойте кружку, выйдите из аккаунта на ноутбуке. Оставьте свой стол чистым и аккуратным – вашим коллегам так будет гораздо приятнее.

Настройте голосовую и электронную почту соответствующим образом. В автоматическом сообщении обязательно укажите, когда вернетесь и оставьте контакты ответственного лица.

Чек-лист дел перед отпуском

• Подать запрос на отпуск в отдел кадров
• Обсудить варианты замены с руководителем
• Составить подробный план задач до отъезда
• Установить дедлайны для каждой задачи
• Если необходимо, заранее попросить коллег о помощи
• Не забывать корректировать план, если приоритеты меняются
• Детально обсудить с коллегами задачи, которые им необходимо будет выполнить
• Составить график выхода на связь
• Обсудить с коллегами, какие ситуации требуют немедленного вмешательства
• Напомнить руководителю и коллегам, что вы уходите в отпуск
• Составить план дел, который необходимо будет выполнить после возвращения
• Убрать рабочее место
• Настроить автоответчик на смартфоне и почте

Как уйти в отпуск, если вы руководитель

Руководителю всегда сложнее уйти в отпуск, ведь он контролирует работу многих человек. Как правило, руководителям гораздо сложнее делегировать обязанности и полностью отключаться от работы на время отпуска. Все советы, приведенные выше, конечно, актуальны и для руководящих должностей, но мы добавим еще несколько полезных замечаний.

1. Планируйте заранее, ведь не только вы, но и ваши сотрудники должны быть готовы к тому, что вас не будет. Например, если вы оцениваете проект или его часть, перед тем, как сотрудники могут продолжить работу – позаботьтесь о том, чтобы проверка, выпадающая на время вашего отсутствия была проведена раньше.
2. Учитесь делегировать и тогда вам придется меньше беспокоиться. Подумайте, какие задачи выполняете только вы и решите, кто из вашей команды лучше всего справится с той или иной функцией.
3. Не бойтесь давать слишком много ответственности сотрудникам. Наоборот, выполняя ответственные задачи, ваша команда сможет лучше проявить себя.
4. Всегда имейте запасной план, если что-то пойдет не так. Поговорите с сотрудниками о возможных ситуациях, когда стоит вас побеспокоить, возможно, это могут быть конфликты с заказчиком или другие важные проблемы, которые команда не может решить самостоятельно.
5. Если вы не готовы совсем отключаться от работы, выберите дни и время для конференций с коллегами по обсуждению самых важных вопросов.
6. Ставьте четкие задачи команде. Проработайте план работы для каждого сотрудника, чтобы быть уверенным, что в ваше отсутствие проект не сорвется и вы не рискуете ничего не успеть.

Зачем нужно готовиться к отпуску

Конечно, можно уйти в отпуск без подготовки и для многих должностей это нормально. Однако преимущество подготовки к отпуску в том, что вам легче после отдыха снова начать работать. Когда вы планируете и правильно распределяете нагрузку, после возвращения на вас не наваливается куча документов и задач, которые нужно немедленно выполнить.

Если скоро отпуск, а вы еще не приступали разбирать завалы отчетов и документов – самое время начать это делать!

• Отдых
• Чек-лист